Nextcloudと連携！OSS OnlyOfficeで地域活動のドキュメント管理・共同編集を効率化
はじめに
地域活動やNPO運営において、ドキュメント作成や情報共有は日々の活動の要となります。企画書、会議資料、活動報告書、参加者リストなど、様々な種類のドキュメントを取り扱いますが、これらの作成や共有に課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。特に複数人で共同作業を行う場合、ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、同時編集が難しかったりといった問題が生じがちです。
本記事では、オープンソースのオフィススイートである「OnlyOffice」と、ファイル共有・管理システムの「Nextcloud」を連携させることで、これらのドキュメントに関する課題をどのように解決できるのか、具体的な活用方法と合わせてご紹介します。
背景・課題：ドキュメント共有と共同編集の悩み
多くの地域活動やNPOでは、ドキュメントの作成・共有にメールやチャットツールのファイル添付機能を利用することが一般的かもしれません。しかし、この方法にはいくつかの課題があります。
- バージョン管理の混乱: 修正するたびにファイル名に日付や担当者名を追加したり、どれが最新版か分からなくなったりすることがあります。
- 共同編集の非効率: 誰かがファイルを編集している間は他の人が編集できない、変更箇所を統合する作業（マージ）に手間がかかる、といった問題が生じます。
- ソフトウェアコスト: Microsoft Officeなどの商用オフィスソフトは高価であり、予算が限られる団体にとって負担となる場合があります。
- 情報の一元化の難しさ: ドキュメントが個人のパソコンや様々な場所に分散してしまい、必要な情報にすぐにアクセスできないことがあります。
これらの課題は、活動の効率を低下させるだけでなく、情報共有の遅れや誤解を生む原因にもなりかねません。
導入したOSS/技術：OnlyOfficeとNextcloudの連携
これらの課題を解決するために有効な手段の一つが、OSSの活用です。今回ご紹介するのは、「OnlyOffice」と「Nextcloud」という二つのOSSを組み合わせた方法です。
- OnlyOffice: これは、ウェブブラウザ上で動作するオフィススイートです。ドキュメント（文書）、スプレッドシート（表計算）、プレゼンテーション（スライド）を作成・編集できます。Microsoft Office形式（.docx, .xlsx, .pptxなど）との高い互換性を持っている点が大きな特長です。OnlyOfficeには、個人向けのデスクトップ版や、複数人で利用できるサーバー版（Community ServerやDocs）があります。地域活動やNPOでは、無料のCommunity ServerまたはDocsを利用することが多いでしょう。
- Nextcloud: これは、オンラインストレージ、ファイル同期、共有などの機能を提供するOSSです。DropboxやGoogle Driveのような機能を、自分たちで管理できるサーバー上で実現できます。既にファイル共有基盤としてNextcloudを導入している団体も増えています。
なぜこれらのOSSを選んだのでしょうか。OnlyOfficeは、Microsoft Office形式との互換性が高く、多くの人が慣れた操作感で利用できる点がメリットです。また、強力な共同編集機能を備えています。Nextcloudは、ファイルの管理・共有基盤として非常に優れており、OnlyOfficeとの連携機能が標準で提供されているため、シームレスなドキュメント作成・共有環境を構築しやすいからです。どちらもOSSであるため、基本的にソフトウェアのライセンス費用はかかりません。
具体的な活用方法：ドキュメントをNextcloud上で共同編集する
OnlyOfficeとNextcloudを連携させることで、以下のようにドキュメント作成・共有のワークフローを改善できます。
- ドキュメントをNextcloudに保存: 地域活動で作成する企画書、議事録、報告書などのドキュメントファイルを全てNextcloudの共有フォルダに保存します。これにより、ファイルが分散せず、常に最新版にアクセスできる場所が定まります。
- NextcloudからOnlyOfficeで開く: Nextcloudのウェブ画面上でファイルをクリックすると、Nextcloudと連携されたOnlyOfficeエディタがウェブブラウザ上で開きます。専用のソフトウェアをインストールする必要はありません。
- リアルタイム共同編集: 複数メンバーが同時に同じドキュメントを開き、リアルタイムで共同編集できます。誰がどの部分を編集しているかがカーソルで表示されたり、変更箇所が色分けされたりするため、他のメンバーの作業状況を確認しながら編集を進められます。
- コメント機能とチャット: ドキュメント上の特定の箇所にコメントを残したり、共同編集中のメンバーとチャットでコミュニケーションを取ったりすることも可能です。これにより、ドキュメントの内容に関する議論を効率的に行えます。
- バージョン管理: Nextcloudはファイルの変更履歴を自動で保存します。誤って内容を削除してしまったり、過去のバージョンに戻したい場合でも、簡単に以前の状態に戻すことができます。
- 共有と権限管理: Nextcloudの共有機能を使って、特定のメンバーや外部の関係者と安全にドキュメントを共有できます。閲覧のみ許可する、編集も許可するなど、細やかな権限設定も可能です。
例えば、次回のイベント企画書を複数メンバーで作成する場合、Nextcloud上のファイルを開いて全員で同時に編集することで、持ち帰って分担作業し、後で内容を統合するといった手間を省けます。会議の議事録も、リアルタイムで複数の担当者が分担して入力し、その場で完成させることも可能です。
導入効果・メリット：効率化とコスト削減
OnlyOfficeとNextcloudの連携により、地域活動やNPOは様々なメリットを享受できます。
- 作業効率の大幅な向上: 共同編集機能により、ドキュメント作成にかかる時間を短縮できます。メールでのやり取りやバージョン統合の手間が不要になります。
- 情報共有の円滑化: 全員が常に最新のドキュメントにアクセスできるため、情報共有の遅れや古い情報に基づいた誤った判断を防ぎます。
- コスト削減: 商用オフィスソフトのライセンス費用がかからないため、運営コストを抑制できます。
- 柔軟な働き方への対応: インターネット環境があればどこからでもアクセス・編集できるため、リモートワークやメンバーの多様な働き方に対応しやすくなります。
- セキュリティの向上: データを自分たちで管理するNextcloudサーバーに置くことで、外部サービスに依存しないセキュアな環境を構築できます（適切な運用管理は必要です）。
導入のポイント・注意点
OnlyOfficeとNextcloudを連携させて利用するためには、いくつかポイントがあります。
- サーバーの準備: NextcloudとOnlyOffice Community Server/Docsをインストールするためのサーバー環境が必要です。これにはある程度の技術的な知識が伴います。もし自団体でのサーバー運用が難しい場合は、NextcloudやOnlyOfficeのホスティングサービスを提供している事業者の利用を検討するのも一つの方法です。
- インストールと設定: それぞれのOSSのインストールと、OnlyOfficeとNextcloudを連携させるための設定が必要です。公式ドキュメントやオンライン上の情報を参考に進めることができますが、必要に応じて外部の技術サポートを検討するのも良いでしょう。
- 利用者の習熟: これまでメール添付などでドキュメントを共有していたメンバーが、新しいシステムに慣れるための時間や簡単な研修が必要かもしれません。共同編集のルールなどをあらかじめ決めておくとスムーズです。
- ファイル形式の互換性: Microsoft Office形式との互換性は高いですが、複雑なレイアウトや特殊な機能（マクロなど）を含むファイルでは、表示崩れや編集上の制限が生じる可能性もゼロではありません。
まとめ・展望：地域活動のデジタル化推進に向けて
OnlyOfficeとNextcloudの連携は、地域活動やNPOにおけるドキュメント管理と共同編集の課題を解決する、非常に有効なオープンソースの組み合わせです。コストを抑えつつ、作業効率や情報共有の質を向上させることが期待できます。
はじめは導入に多少の技術的なハードルを感じるかもしれませんが、一度環境を構築してしまえば、日々の活動を大きく効率化できます。ドキュメントに関する悩みを抱えている団体は、ぜひOnlyOfficeとNextcloudの連携を検討してみてはいかがでしょうか。
オープンソース技術は、地域活動における様々な課題に対して、柔軟かつコスト効率の良い解決策を提供してくれます。今回の事例が、皆さんの活動におけるデジタル化推進の一助となれば幸いです。