地域活動の知識・情報を集約！OSS DokuWikiでつくる共有プラットフォーム
はじめに
地域社会を活性化させる活動において、情報共有は非常に重要な要素です。活動に関わる人々が共通の情報を参照し、互いの進捗を把握することで、連携がスムーズになり、より効果的な取り組みが可能となります。しかし、限られた予算や専門知識の中で、どのように情報を効率的に集約・共有し、活用していくかは多くの団体にとって共通の課題となっています。
この記事では、このような課題に対し、オープンソースのWikiソフトウェアである「DokuWiki」を活用した地域情報・活動記録の共有プラットフォーム構築事例をご紹介します。手軽に導入でき、活動の継続性と参加者間の連携強化に貢献するDokuWikiの可能性について探ります。
背景・課題
多くの地域活動団体では、以下のような情報に関する課題を抱えています。
- 情報の散逸: 活動に関する文書やノウハウが個人のパソコンや断片的なツール（メール、チャット、クラウドストレージなど）に分散し、必要な情報が見つけにくい。
- ノウハウの属人化: 特定の担当者しか知らない情報や手順が多く、担当者が変わると引き継ぎが困難になる。
- 新規参加者への情報提供コスト: 新しく活動に参加した人が、過去の経緯や必要な情報を把握するのに時間がかかる、あるいは十分な情報が得られない。
- 共同作業の非効率: 複数のメンバーで一つの文書を作成・編集する際に、バージョン管理が煩雑になる、または同時に編集できない。
これらの課題は、活動の効率を低下させるだけでなく、参加者のモチベーション維持や新規メンバーの定着を妨げる要因ともなり得ます。
導入したOSS/技術：DokuWiki
このような情報共有の課題解決策として、ある地域のNPOではオープンソースのWikiソフトウェアである「DokuWiki」を導入しました。
Wikiとは、Webブラウザを通じて誰もが手軽にページの作成や編集を行える情報共有システムです。Wikipediaのように、情報を蓄積・整理し、リンクで関連付けながら知識を構築していくことができます。
DokuWikiを選定した理由はいくつかあります。まず、データベースが不要で、全ての情報をファイルとして管理するため、比較的簡単にインストールやバックアップが行える点です。複雑なデータベースの設定や管理知識が必要ないため、技術的な専門家がいない団体でも導入しやすい特性があります。また、動作が比較的軽量であり、多くのレンタルサーバーで特別な設定なく動作させることが可能です。機能もシンプルで、Markdownに近い記述方法でページの編集ができるため、参加者にとっても学習コストが低いと考えられました。導入コストがかからないオープンソースであることも、予算が限られるNPOにとっては大きな利点でした。
具体的な活用方法
導入されたDokuWikiは、以下のような様々な用途で活用されています。
- 地域情報データベースの構築:
- 地域の歴史、文化、観光スポットなどの情報をまとめたページを作成しています。写真や関連資料へのリンクも掲載し、地域資源のアーカイブとして機能させています。
- 地域のイベント情報をカレンダー形式でまとめたページや、関連団体のリストなども作成・更新しています。
- 活動プロジェクトの記録と進捗管理:
- 現在進行中の各プロジェクトごとにページを作成し、目的、メンバー、スケジュール、決定事項、議事録、タスクリストなどを記録しています。
- 議事録は会議中にEtherpad（リアルタイム共同編集ツール）などで下書きし、清書してWikiにアップロードするといった連携も行われています。
- 参加者全員がいつでも最新のプロジェクト状況を確認できるようになり、情報格差が解消されました。
- 運営マニュアル・FAQの作成:
- 活動の基本的な手順、連絡先リスト、よくある質問とその回答などを整理したページを作成しています。
- 新規参加者が活動内容やルールを理解するためのオンボーディング資料としても活用されています。
- 参加者・関係者名簿の管理:
- 連絡先などを含む名簿を、閲覧・編集権限を制限したページで管理しています。全員が最新の名簿を参照できる一方、機密性の高い情報は限られたメンバーのみが閲覧できるように設定しています。
- 資料の共同編集:
- イベント企画書や広報資料などの草稿をWiki上で共同で作成・編集する際にも利用されています。変更履歴が自動的に記録されるため、誰がいつどのような変更を行ったかが追跡でき、過去のバージョンに戻すことも容易です。
これらの活用を通じて、DokuWikiは単なる情報の置き場所ではなく、参加者間のコミュニケーションや共同作業を円滑に進めるための「共通の場」としての役割を担っています。
導入効果・メリット
DokuWikiの導入により、以下のような効果やメリットが得られました。
- 情報アクセスの容易化: 必要な情報が一元的に整理され、強力な検索機能によって素早く情報を見つけられるようになりました。過去の活動記録や決定事項も容易に参照できます。
- ノウハウの蓄積と共有: 個人の頭の中にあったノウハウがWiki上に蓄積され、団体全体の知識資産となりました。担当者が変わってもスムーズに引き継ぎが行えます。
- 新規メンバー受け入れ体制の強化: 新しい参加者は、Wiki上のマニュアルやFAQ、過去の記録を参照することで、活動内容を自己学習しやすくなり、早期に活動に参加できるようになりました。
- 共同作業の効率向上: 資料の共同編集が容易になり、メールでのやり取りやファイルの受け渡しといった手間が削減されました。
- 運営コストの抑制: オープンソースであるため、ソフトウェア自体の利用料はかかりません。運用にかかるのはサーバー費用程度であり、予算の限られる団体にとって非常に大きなメリットです。
これらの効果により、活動の継続性が高まり、参加者のエンゲージメント向上にも繋がっています。
導入のポイント・注意点
DokuWikiを地域活動に導入し、効果的に活用するためのポイントや注意点はいくつかあります。
- 適切なレンタルサーバーの選定: DokuWikiはPHPが動作する環境が必要ですが、多くの一般的なレンタルサーバーで利用可能です。利用料金、ディスク容量、サポート体制などを考慮して選びましょう。ドメイン取得が必要な場合もあります。
- 簡単なインストール手順の把握: 公式サイトには詳しいインストール手順が記載されています。多くの場合、ファイルをサーバーにアップロードし、簡単な設定を行うだけで導入できます。技術的なハードルは比較的低いですが、必要であれば詳しい人に手伝ってもらうことも検討しましょう。
- 参加者への使い方説明: Wikiの良さを理解してもらい、積極的に利用してもらうためには、簡単な使い方講習やマニュアルの作成が有効です。Markdown形式の記述方法やページの作成・編集方法を丁寧に伝えることが重要です。
- ページの構造化とルール作り: 情報が増えても迷子にならないよう、カテゴリー分けやリンク構造を計画的に設計することが大切です。また、誰がどのような情報を記述・更新するのか、といった運用ルールを事前に決めておくとスムーズです。
- 権限設定の活用: 公開したくない情報は、アクセス権限を設定して特定の人だけが見られるように設定しましょう。ユーザーグループを作成し、グループごとに閲覧・編集権限を細かく設定できます。
- 技術サポートが限られる場合: 地域のITボランティアや、オンライン上のDokuWikiコミュニティフォーラムなどを活用することも有効です。公式ドキュメントも充実しています。
まとめ・展望
オープンソースのWikiソフトウェアであるDokuWikiは、地域活動における情報共有、ノウハウ蓄積、参加者間の連携といった様々な課題に対して、手軽で効果的な解決策を提供します。データベース不要で運用できるため、技術的な専門知識が限られる団体でも比較的容易に導入・管理できる点が大きな魅力です。
今回ご紹介した事例のように、地域情報、活動記録、マニュアルなどをWiki上に集約し、共同で編集していくことで、情報の散逸を防ぎ、活動の効率と透明性を高めることができます。これは、新しいメンバーの受け入れをスムーズにし、活動の継続性を確保する上でも非常に有効です。
今後、DokuWikiと他のオープンソースツール（例えば、外部のカレンダーツールとの連携、簡単なデータ集計ツールとの連携など）を組み合わせることで、さらに幅広い地域活動のニーズに応えられる可能性も考えられます。情報共有基盤としてWikiを導入することは、地域社会の活性化に向けた取り組みを、より強固で持続可能なものとするための一歩となるでしょう。